Manajemen Email Outsourcing? Perusahaan mendapatkan Pesan

Email adalah urat nadi perusahaan. Semua orang dari sudut kantor ke bawah bergantung padanya dan mengharapkan ketersediaan 100 persen. Mereka menjadwalkan pertemuan, menetapkan tugas, menjawab pertanyaan, menerima pesanan produk, memeriksa kemajuan dan bertukar salam ramah - semua dengan mengklik mouse. Komunikasi antara pelanggan, karyawan, dan mitra bisnis tidak pernah semudah ini...Sampai terjadi kesalahan.

Seorang karyawan secara tidak sengaja membuka pintu ke virus yang melumpuhkan seluruh sistem ... Hari yang berat volume email membanjiri penyimpanan yang dialokasikan, menghambat kinerja fungsi TI penting misi lainnya ... Penasihat perusahaan telah meminta Anda untuk menyerahkan semua email dari Juli tahun lalu untuk menyelesaikan sengketa paten, dan Anda bahkan tidak yakin apakah Anda memilikinya. Sementara beberapa anggota staf Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencoba memecahkan masalah ini, sementara proyek yang lebih strategis dan berpikiran maju ditunda ... lagi.

Mengelola sistem email perusahaan telah menjadi mimpi buruk bagi perusahaan dan pengeluaran yang tampaknya tidak mengenal batas. Sistem email tumbuh begitu cepat sehingga apa yang seharusnya menjadi salah satu alat paling strategis yang kita miliki dapat dengan cepat menjadi binatang buas yang tidak terkendali yang menolak untuk dijinakkan.

Bahkan, menurut Radicati Group, jumlah kotak surat diperkirakan akan meningkat sebesar 20 persen atau lebih, dan volume per pengguna telah tumbuh sebesar 53 persen dibandingkan tahun lalu. Tidak heran manajemen sistem adalah tugas yang menakutkan.

Ada lebih banyak yang dipertaruhkan daripada kenyamanan. Kerentanan terungkap saat volume email tumbuh, serangan virus baru, dan peraturan pemerintah seperti CAN-SPAM menjadi lebih berbelit-belit. Sistem email yang rusak mengganggu bisnis, memperlambat produktivitas, dan mengganggu komunikasi yang berpotensi penting. Dan perusahaan dapat dianggap bertanggung jawab secara finansial atas virus yang secara tidak sengaja disebarkan oleh seorang karyawan, atau untuk konten yang meragukan atau tidak pantas yang dikirimkan dari sistem mereka.

Siapa yang mengelola Toko Email?

Sebagian besar perusahaan besar masih menempatkan tanggung jawab untuk mengelola sistem email mereka pada departemen TI yang sudah terbebani dan kurang anggaran, mengharapkan mereka untuk memperluas sistem, mencegah serangan virus, menyaring spam dan mengembangkan solusi pengarsipan - semua dengan anggaran menyusut dan staf berkurang. Sebagian besar perusahaan kecil bahkan tidak memiliki kemewahan itu; itu benar-benar do-it-yourself.

Beberapa perusahaan tidak pernah menyelidiki berapa banyak biaya pemeliharaan sistem email mereka secara internal - dalam dolar aktual, biaya perangkat keras, sumber daya TI, waktu personel dan pendapatan yang hilang dan/atau produktivitas ketika sistem tidak tersedia. Biayanya tinggi - tampaknya kerumitan yang terlibat dalam memelihara sistem email perusahaan tidak ada habisnya.

Sebagian besar semakin heterogen, dengan pengguna akhir di seluruh organisasi menggunakan versi yang berbeda dan berbagai platform email - membuat pengelolaan dan pemeliharaan memakan waktu dan lebih rumit dari yang diperlukan. Pakar TI terpaksa menghabiskan banyak waktu untuk mempertahankan fungsi non-strategis - meskipun penting - sementara tujuan bisnis penting disisihkan untuk memenuhi kebutuhan email yang mendesak.

Sementara itu, manajer sistem terus-menerus menangkis serangan dari virus dan worm baru, dan mencoba melawan masuknya spam di kotak masuk email yang sudah kelebihan beban. Menurut sebuah penelitian** yang dilakukan oleh Pew Internet and American Life Project, 25 persen pengguna Internet komputer mereka terinfeksi virus, kemungkinan besar dari pesan email. Mereka datang dengan cepat dan marah, dan sebagian besar perusahaan tidak siap. Filter spam dan virus tidak terlalu bagus, menangkap banyak kesalahan positif dan membuang email yang berpotensi penting.

Bebaskan Personil Anda

60 persen penuh dari biaya yang terlibat dalam memelihara sistem email perusahaan turun ke personel, jadi masuk akal bagi perusahaan menengah untuk mempertimbangkan outsourcing. Kekhawatiran yang membuat perusahaan ragu-ragu di masa lalu - kekhawatiran tentang konsistensi pusat data eksternal, dan kekhawatiran bahwa penyedia layanan tidak akan dapat mendukung infrastruktur yang dihosting secara global - tidak menjadi masalah saat ini.

Sebuah studi* oleh The Radicati Group, yang dirilis pada bulan November, menemukan bahwa perusahaan dari semua ukuran semakin menerapkan solusi email yang dihosting dibandingkan dengan solusi in-house. Para analis memperkirakan bahwa email yang dihosting saat ini menyumbang sekitar 67 persen dari semua akun email di seluruh dunia. Tren ini dikaitkan dengan solusi pesan internal yang kompleks, masalah spam dan virus, tekanan penyimpanan, persyaratan kepatuhan, dan faktor pendorong lainnya.

Manajemen outsourcing dari sistem email perusahaan adalah tempat perusahaan lain menghosting sistem Anda dan bertanggung jawab atas keandalan dan keamanan lengkap - dapat menjadi keputusan yang bijaksana bagi perusahaan dengan ukuran apa pun yang ingin merampingkan operasi email mereka dan meringankan beban staf TI internal mereka. Dengan mitra layanan manajemen email yang tepat, outsourcing akan menghemat waktu, uang dan kehilangan produktivitas karena:

Membebaskan pakar TI perusahaan Anda untuk fokus pada inisiatif yang lebih strategis, memajukan tujuan bisnis inti perusahaan

Menstandarkan platform email di seluruh organisasi, menyinkronkan semuanya, dan membuat seluruh sistem lebih ramping dan efisien

Memastikan bahwa perusahaan Anda akan tetap mengikuti pembaruan perlindungan virus dan cacing serta masalah kepatuhan pemerintah yang rumit

Memulai - Jika Anda mempertimbangkan untuk mengalihdayakan manajemen email perusahaan Anda, berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat.

Skalabilitas- Cari penyedia layanan TI yang dapat mengelola semua kerumitan di balik penerapan, pengamanan, pengelolaan, dan penskalaan sistem email Anda. Pastikan perusahaan menyediakan berbagai layanan dari mana Anda dapat menyesuaikan hubungan Anda untuk memenuhi kebutuhan email spesifik Anda - dari server MS Exchange bersama yang sederhana dan berbiaya rendah hingga ke pusat multi-data, layanan seimbang beban untuk yang lebih besar perusahaan dengan kantor global.

Migrasi - Tanyakan tentang proses migrasi dan pastikan prosesnya lancar, dengan sedikit usaha dari departemen TI internal Anda. Untuk benar-benar mendapatkan pemahaman tentang apa yang diharapkan, Anda mungkin ingin mendapatkan umpan balik dari beberapa klien perusahaan yang sudah ada dan sebelumnya.

Uptime - Meskipun tujuannya jelas adalah 100 persen up-time, tanyakan kepada penyedia layanan potensial rencana apa yang mereka miliki untuk menghadapi hal yang tidak terduga. Cari tahu tentang rencana pemulihan bencana - prosedur yang diterapkan sejak awal untuk membantu Anda menyimpan, menyimpan, dan memulihkan data jika terjadi keadaan darurat.

Layanan Pendukung - Pastikan juga perusahaan menyediakan biaya bulanan tetap, kemampuan masuk tunggal, penyaringan spam dan virus, integrasi dengan layanan lain (faks, pesan suara, dll.) dan layanan meja bantuan.

Email hanya akan terus berkembang, dengan komplikasi baru di setiap kesempatan. Tetapi dengan mitra outsourcing, Anda akan mengamankan lingkungan pengiriman pesan yang kompleks yang memungkinkan Anda untuk mengikuti dengan upaya minimal, bersama dengan akses ke teknologi dan keahlian biasanya dengan biaya tetap, sekaligus mengurangi permintaan pada staf TI Anda.